Thực trang hiện nay thì kỹ năng multitasking rất được đánh giá cao. Quản lý được thời gian và khả năng cân bằng nhiều việc một lúc là cách giúp bạn làm tốt nhiều việc trong cả sự nghiệp và cuộc sống thường ngày. Hiếm khi có nghề nghiệp nào chỉ yêu cầu bạn làm một nhiệm vụ duy nhất mà không liên đới tới bất cứ vai trò nào khác. Nhiều người sẽ làm nhiều công việc trong một lúc, điều này thể hiện tính multitasking (đa nhiệm) và được cấp trên đánh giá rất cao.
A. Multitasking là gì?
Multitasking là gì? Theo dịch nghĩa tiếng Việt, Multitasking có nghĩa là đa nhiệm. Đa nhiệm có nghĩa là làm rất nhiều công việc cùng một lúc trong một khoảng thời gian nhất định.
Khái niệm về đa nhiệm bắt nguồn từ bối cảnh máy tính. Cũng như máy tính, multitasking với con người cũng là thực hiện nhiều tác vụ một lúc. Tuy nhiên, trong khi máy tính được nâng cấp hỗ trợ chạy đa nhiệm, thì làm nhiều việc cùng một lúc lại được chứng minh không hiệu quả với con người.
Nghiên cứu từ những năm 1980 đã nhiều lần chỉ ra rằng hiệu suất bị ảnh hưởng khi mọi người thực hiện multitasking. Cũng tương tự như việc mà bạn đang lái xe trên đường nhưng nếu cứ liên tực để ý những thứ xung quanh thì có thể bạn sẽ bị lệch ra khỏi con đường mà mình đang đi.
Multitasking của con người, tương tự như multitasking của máy tính, đề cập đến việc thực hiện nhiều tác vụ cùng một lúc.
Ví dụ như:
- Nghe nhạc trong lúc tập thể dục
- Trả lời nhiều cuộc gọi và email cùng một lúc
- Cùng lúc chuẩn bị nhiều đơn đặt hàng
- Vừa nói chuyện vừa lái xe
- Vừa nấu ăn vừa nghe điện thoại
- Vừa nghe giảng vừa ghi chép, viết bài
- Dạy học cùng lúc với ghi bài trên bảng
Có rất nhiều ví dụ cho việc chúng ta áp dụng đa nhiệm trong cuộc sống thường ngày, từ những việc đơn giản nhất cho đến công việc phức tạp cần nhiều nỗ lực và suy nghĩ.
Tuy nhiên, khoa học đã chứng minh rằng thực chất việc multitasking của con người chỉ là bộ não chúng ta đang nhanh chóng đổi qua lại lần lượt từng việc một.
B. Các ưu và nhược điểm của multitasking
Cũng phân tích chi tiết ưu và nhược điểm của multitasking trong hoạt động thường ngày của con người thế nào nhé.
Ưu điểm của multitasking
- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp luôn phải quản lý ngân sách hợp lý, có những nhiệm vụ sẽ cần một nhân viên đảm nhận cùng lúc thay vì giao cho nhiều người. Đối với doanh nghiệp, một nhân viên có khả năng làm việc đa nhiệm sẽ rất có giá trị.
- Tiết kiệm thời gian: khả năng đa nhiệm giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Chẳng hạn, bạn có thể vừa giao tiếp qua điện thoại với khách hàng vừa có thể ghi lại những thông tin cần thiết. Điều này có nghĩa là bạn có thể hoàn thành hai nhiệm vụ cùng một lúc thay vì dành gấp đôi thời gian để thực hiện hai nhiệm vụ lần lượt.
- Tăng hiệu quả công việc: Đa nhiệm là một yếu tố làm tăng hiệu suất công việc của bạn. Trong một ngày, bạn có thể làm được nhiều việc hơn với khả năng đa nhiệm.
Nhược điểm và rủi ro của multitasking
Rủi ro khi chúng ta multitasking
Multitasking sẽ làm bộ não của bạn hoạt động kém hiệu quả
Bạn đã bao giờ viết các bài đăng trên blog của mình trong khi xem TV chưa? Đang ngồi trong một cuộc họp nhưng bạn phải dùng bộ nào của mình để suy nghĩ những công việc khác?
– Multitasking chính là lúc bạn đang yêu cầu bộ não của mình phân chia sự tập trung để có thể làm nhiều việc cùng một lúc. Và bộ não của chúng ta không những không thể làm được điều đó mà còn bị hư hại khi bạn đang cố gắng ép buộc chúng phải hoạt động hết công suất.
– Gián đoạn liên tục (chính là multitasking) mang đến mức độ căng thẳng cao hơn . Đó là quá tải về nhận thức, dẫn đến những phản ứng tiêu cực liên quan đến bộ não. Theo một nghiên cứu tại Đại học Sussex , đa nhiệm liên tục thực sự gây hại cho não của bạn. Họ phát hiện ra rằng những người thường xuyên làm đa nhiệm có mật độ não thấp hơn ở vùng não chịu trách nhiệm về sự kiểm soát nhận thức và kiểm soát cảm xúc.
– Chính vì vậy, đừng đa nhiệm. Đừng làm hỏng não của bạn. Bởi vì điều đó rõ ràng sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn, cũng như cách bạn đối phó với phần còn lại của công việc không được chất lượng như khi bạn tập trung làm từng việc một.
Multitasking làm giảm hiệu suất công việc
– Nhiều người cho rằng, đa nhiệm có thể cải thiện năng suất của họ. Thế nhưng đây là một quan điểm hoàn toàn sai lầm. Xét cho cùng, nếu bạn đang tham gia cuộc họp quan trọng nhưng vẫn tranh thủ gửi Email hoặc làm các công việc khác thì bạn sẽ không thể nhận lại được những thông tin chính xác trong cuộc họp đó.
– Nếu bạn làm hai việc cùng một lúc, bạn không dành sự chú ý của mình cho bất kỳ việc nào. Với sự tập trung hạn chế, bạn chắc chắn sẽ mắc sai lầm. Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng khắc phục sự cố cho khách hàng trên điện thoại trong khi trả lời email, bạn sẽ không thực hiện chính xác vì bạn không thực sự tập trung vào một trong hai nhiệm vụ.
Ngoài ra, khi bạn làm quá nhiều công việc cùng một lúc sẽ khiến cho não của bạn phải khởi động lại và hoạt động liên tục. Việc thường xuyên vận động bộ não để thích ứng với công việc sẽ khiến cho bộ não hoạt động kém hiệu quả và giảm năng suất công việc gấp nhiều lần.
Kỹ năng bị mài mòn
Như nhiều nghiên cứu khoa học đã chỉ ra Multitasking có ảnh hưởng xấu đến con người.
Gánh nhiều việc cùng lúc sẽ khiến bộ não không thể hoạt động một cách chính xác và hiệu quả. Điều này dẫn đến các công việc bị lẫn lộn, chồng chéo khó kiểm soát. Đồng thời, không phát huy hiệu quả các kỹ năng và dẫn đến tình trạng mai một dần.
Multitasking làm giảm IQ
– Một báo cáo cho thấy ngày nay với sự phát triển của công nghệ thì việc bạn có thói quen thường xuyên check email, tin nhắn của các mạng xã hội trong lúc khi bạn cần tập trung vào các cuộc họp hay hội nghị. Điều này làm giảm khả năng tiếp thu thông tin cũng như xử lý công việc kém hiệu quả hơn. Từ đó mà hiệu quả thực hiện công việc cũng bị giảm sút đáng kể.
C. Cách quản lý multitasking hiệu quả
Làm thế nào để có thể quản lý multitasking thế nào để đạt được hiệu quả tốt nhất thì cùng chúng tôi tìm hiểu nhé.
Chọn lọc công việc cần thực hiện
Xác định các công việc quan trọng và ưu tiên thực hiện các công việc đó trước, sau đó tiếp tục đến các công việc khác. Bằng cách tập trung vào công việc quan trọng, bạn có thể giảm thiểu sự phân tán và tăng năng suất.
Phân bổ thời gian và ưu tiên công việc
Cố định một khoảng thời gian cụ thể cho mỗi công việc. Bằng cách này, bạn có thể dành thời gian đủ để hoàn thành mỗi công việc mà không phải lo lắng về các công việc khác.
Tập trung vào nhiệm vụ hiện tại
Nếu công việc của bạn đòi hỏi sự tập trung cao, hãy tập trung hoàn toàn vào công việc đó trước khi chuyển sang công việc khác. Điều này giúp giảm bớt stress và giúp tăng hiệu suất công việc.
Tìm cách giảm thiểu sự phân tán tâm trí
Đặt mục tiêu và thiết lập kế hoạch để giúp bạn sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả hơn. Đồng thời tránh bị phân tán trong tâm trí của người dùng.
D. Những cách cải thiện kỹ năng đa nhiệm
Tuy nhiều ý kiến chỉ ra đa nhiệm gây ảnh hưởng không tốt tới bộ não con người, nhưng với xã hội bận rộn như ngày nay, đa nhiệm lại chính là hình thức làm việc không thể tránh khỏi. Vì vậy, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ khi áp dụng hình thức làm việc đa nhiệm, nhằm đem lại hiệu quả tốt hơn cho công việc.
Vận dụng Multitask cho công việc không quan trọng
Nắm được multi-task là gì bạn sẽ biết cách để tận dụng nó vào những điều có ích trong công việc. Multi-tasking sẽ không có tác động xấu tới các công việc mà còn giúp nâng cao năng suất của bạn nếu như:
– Là công việc không quan trọng, cho dù kết quả thế nào cũng không có vấn đề.
– Công việc dễ dàng và không cần não bộ hoạt động năng suất.
Mọi người có thể làm nhiều hoạt động khác nhau cùng lúc như nấu ăn, thể dục, dọn dẹp, nghe nhạc hoặc giải trí… mà không bị chịu ảnh hưởng tiêu cực. Tuy nhiên đối với công việc, bạn chỉ nên thực hiện multitasking với những nhiệm vụ mà bản thân đã thành thục và không đòi hỏi cần phải nỗ lực hay cố gắng quá nhiều.
Lập danh sách việc cần làm
Khi bạn phải giải quyết nhiều công việc cùng một lúc, một trong những điều đầu tiên bạn nên làm là tạo một danh sách việc cần làm. Lập danh sách sẽ giúp bạn sắp xếp mọi thứ bạn có hệ thống. Và đây là một trong những kỹ năng đa nhiệm vô cùng cần thiết. Lập danh sách cũng đảm bảo bạn không quên các thành phần cụ thể của nhiệm vụ.
Như đã đề cập ở trên, một trong những nhược điểm của làm việc đa nhiệm chính là không thể sắp xếp thứ tự công việc. Vì vậy để có thể cải thiện tình trạng này, bạn nên học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên. Tìm ra những công việc nào thật sự quan trọng để có thể ưu tiên thời gian để thực hiện trước. Kỹ năng ưu tiên sẽ giúp bạn cân bằng và duy trì được tiến độ làm việc khi đa nhiệm.
Bên cạnh đó thì kỹ năng lên kế hoạch giữ vai trò quan trọng nếu bạn là một người lập kế hoạch và dẫn dắt đội nhóm. Nếu bạn có được kỹ năng lên kế hoạch chi tiết thì sẽ rất dễ dàng phân chia công việc cũng như nắm bắt những đầu việc của mọi thành viên trong nhóm.
Xác định độ ưu tiên
Một trong những yếu điểm dễ thấy nhất của hình thức làm việc Multitasking là dễ bị lẫn lộn. Vì vậy, để cải thiện tình trạng này, bạn nên học cách sắp xếp đầu việc theo thứ tự ưu tiên. Đưa công việc quan trọng vào mục cần thực hiện trước. Kỹ năng ưu tiên sẽ là công cụ hỗ trợ bạn cân bằng và duy trì được tiến độ khi mà nhiều việc cùng một lúc.
Làm chủ được thời gian
Kỹ năng sắp xếp và phân bổ thời gian một cách hợp lý sẽ là lợi thế giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả.
Bạn nên biết cách sắp xếp, phân bổ thời gian một cách hợp lý để mang lại hiệu quả công việc. Nắm vững được thời điểm mình làm việc năng suất nhất, thời gian cụ thể để hoàn thiện công việc trong ngày đó chính là cách làm chủ thời gian của bạn thân cưc kỳ hiệu quả.
Bên cạnh đó, cần nắm được khoảng thời gian nào bản thân làm việc năng suất nhất. Làm chủ được thời gian sẽ là yếu tố quan trọng mang đến hiệu quả trong quá trình hoàn thành công việc.
Cụ thể, check các tin nhắn hay email từ khách hàng, đồng nghiệp là việc không thể tránh khỏi, nhưng nó sẽ khiến bạn đi lệch khỏi mạch làm việc. Vì vậy, bạn cần phân định thứ tự ưu tiên giữa trả lời email và công việc hiện tại.
Ngoài ra, không thể thiếu phong thái làm việc chuyên nghiệp. Hãy giảm thiểu những tác động làm bạn phân tâm, đó có thể chuông báo tin nhắn, điện thoại hay bất cứ tiếng động nào khác từ máy tính.
Hơn hết, cần tập trung tối đa vào công việc hiện tại và từ bỏ thói quen “hóng” chuyện. Chỉ như vậy, bạn mới có thể chuyên nghiệp hơn mỗi ngày.
Nhóm các nhiệm vụ tương tự
Bạn có thể đã nghe nói rằng kỹ năng đa nhiệm là một điều hoang đường, rằng không ai có thể làm nhiều hơn một nhiệm vụ cùng một lúc. Mặc dù điều này không hoàn toàn đúng nhưng điểm mấu chốt ở đây là bạn có thể chuyển đổi giữa các nhiệm vụ một cách linh hoạt. Và bạn có thể đạt được nó bằng cách nhóm các nhiệm vụ của mình và hoàn thành chúng qua các khoảng thời gian riêng biệt.
Một trong những yếu tố khiến đa nhiệm trở nên khó khăn là bạn phải chuyển đổi tiêu điểm qua lại giữa các tác vụ khác nhau. Cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng đa nhiệm của bạn là lựa chọn các công việc có tính chất giống nhau mà gộp chúng lại một nhóm để giải quyết trong một khoảng thời gian liên tiếp.
Việc nhóm các công việc có tính chất giống nhau sẽ giúp cho bộ não của bạn có thể dễ dàng làm quen và tiếp nhận thông tin hiệu quả trong suốt một khoảng thời gian làm việc. Sự tương đồng trong một nhóm việc cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng chuyển trọng tâm hơn là tiếp tục làm việc mà không bị mất quá nhiều thời gian.
Giảm tần suất sử dụng nền tảng ứng dụng khác
Các thông báo từ email hay tin nhắn từ đồng nghiệp và khách hàng sẽ kéo chúng ta khỏi mạch làm việc.Tuy nhiên nó lại rất cần thiết và không thể tránh khỏi. Do vậy, giữa việc trả lời các kênh giao tiếp và công việc hiện tại, hãy lựa chọn một thứ ưu tiên và hoàn thành nó trước.
Xây dựng phòng thái làm việc chuyên nghiệp bằng cách cắt giảm các tác nhân khiến bạn bị phân tâm như chuông tin nhắn, điện thoại hoặc các tiếng động bất ngờ từ thiết bị di động, máy tính. Từ bỏ thói quen “hóng” chuyện và tập trung tối đa cho công việc hiện tại sẽ giúp bạn nâng cao tinh thần chuyên nghiệp hơn mỗi ngày.
Học cách tập trung
Sự tập trung là nền tảng của multitasking. Những người làm việc năng suất thường tập trung hoàn toàn vào những gì họ đang làm trong từng thời điểm nhất định, sau đó chuyển đổi nhiệm vụ. Nếu điều đó nghe có vẻ khó khăn đối với bạn, thì đây là một số gợi ý về cách thực hiện nó:
– Làm việc dựa trên ý chí của bạn: Sự trì hoãn có thể khiến bạn lãng phí thời gian giữa các nhiệm vụ, đặc biệt nếu bạn không xác định được thời gian chính xác để hoàn thành một công việc. Đảm bảo rằng bạn biết tầm quan trọng của công việc mình đang làm, ngay cả khi bạn cần đặt lời nhắc trên điện thoại.
– Thử một số bài thiền: Thiền được biết đến với khả năng cải thiện sự tập trung. Có một số ứng dụng với những gợi ý tuyệt vời có thể giúp bạn làm điều đó để bạn không cảm thấy buồn chán như tập hít thở bằng bụng. Bạn có thể tĩnh tâm bằng cách giữ im lặng trong phòng làm việc ở thời gian nghỉ trưa để có thể tập thiền hiệu quả.
– Ghi chú: Ghi chú sẽ giúp bạn lưu lại những công việc nào là cần thiết, đáng được ưu tiên và những công việc nào có thể hoàn thành sau. Ngoài ra, kỹ năng ghi chú còn giúp bạn kiểm soát thời gian và khối lượng công việc cần phải hoàn thành trong một ngày một cách hiệu quả và chính xác nhất.
– Xây dựng phòng thái làm việc chuyên nghiệp: bằng cách cắt giảm các tác nhân khiến bạn trở nên phân tâm như chuông tin nhắn, điện thoại hay các tiếng động bất thình lình từ thiết bị di động, máy tính của bạn. Từ bỏ thói quen “hóng” chuyện và tập trung tối đa cho công việc hiện tại sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn mỗi ngày cũng như học cách rèn luyện tính kiên trì không từ bỏ trong quá trình cải thiện cũng như loại bỏ tính đa nhiệm trong con người của mình một cách hiệu quả hơn.
Ngoài ra, để có thể làm việc một cách hiệu quả, bạn cần để cho cơ thể vào bộ não nghỉ ngơi sau những giờ căng thẳng. Hai hình thức nghỉ ngơi hiệu quả thường được dùng là:
- Phương pháp Pomodoro: làm việc tập trung 25 phút, nghỉ 5 phút
- Phương pháp 52/17: làm việc tập trung 52 phút, nghỉ 17 phút.
E. Lưu ý khi sử dụng multitasking
Một vài lưu ý nhất định trong quá trình sử dụng multitasking các bạn cần nắm được để áp dụng đạt hiệu quả tốt nhất trong công việc của mình.
Các trường hợp nên và không nên sử dụng multitasking
Nên sử dụng multitasking:
– Những công việc nhỏ, đơn giản có thể được kết hợp với nhau như kiểm tra email và nghe điện thoại.
– Các công việc cùng mức độ ưu tiên và bạn cần phải hoàn thành chúng trong một thời gian ngắn.
– Công việc không đòi hỏi quá nhiều sự tập trung như nấu ăn và gõ bài viết.
– Có những công việc có thể được phân chia thành các bước nhỏ và thực hiện đồng thời như lập kế hoạch và viết email.
Không nên sử dụng multitasking khi
– Đòi hỏi sự tập trung và chú ý cao như giải quyết vấn đề phức tạp, phân tích dữ liệu hay đọc tài liệu phức tạp.
– Công việc cần sáng tạo và tư duy sáng tạo như lập kế hoạch chiến lược hoặc thiết kế sản phẩm.
– Công việc đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận, ví dụ như là kiểm tra bảng tính, hoặc phân tích tài liệu phức tạp.
– Khi đang giao tiếp với người khác hoặc tham gia cuộc họp, nên tập trung và tránh sử dụng multitasking để đảm bảo hiệu quả giao tiếp và tránh bị phân tâm.
Các cách để tránh các sai lầm khi multitasking
Để tránh các sai lầm khi multitasking, bạn có thể thực hiện như sau:
– Lập kế hoạch công việc: Trước khi bắt đầu multitasking, bạn nên tạo lập kế hoạch công việc và ưu tiên các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Việc này giúp bạn có thể tập trung vào các công việc quan trọng nhất trước, tránh bị phân tâm hoặc bỏ sót công việc quan trọng.
– Tập trung vào từng công việc: Hãy tập trung hoàn thành từng công việc trước khi chuyển giao sang công việc khác. Việc chuyển đổi quá nhanh giữa các công việc có thể làm giảm hiệu suất và gây stress.
– Tắt các thông báo và giảm thiểu sự phân tán: Khi bạn cần tập trung vào công việc, hãy tắt tất cả các thông báo của điện thoại và các ứng dụng khác trên máy tính để tránh bị phân tán. Hơn nữa, giảm thiểu số lượng các công việc cùng lúc để tránh quá tải và tăng hiệu suất.
F. Tổng kết
Ngày nay Multitasking đã không còn lạ lẫm đối với chúng ta, đặc biệt là dân văn phòng. Chính vì như vậy, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc một cách hiệu quả.
Và thông qua nội dung bài viết trên, không chỉ giải nghĩa Multitasking là gì, mà còn giúp bạn hiểu sâu hơn về hình thức làm việc Multitasking, để hoàn thiện bản thân mình hơn đồng thời cũng là bước đệm hoàn hảo để bạn gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống.
